Las organizaciones hoteleras requieren personal altamente capacitado para determinar, controlar y optimizar los costos, gastos y márgenes de utilidad, de acuerdo a políticas financieras y a los estándares de calidad y servicio establecidos por el sector. Por esta razón se hace necesario que los aprendices aspirantes al título de TECNÓLOGO EN ADMINISTRACIÓN HOTELERA adquieran bases sólidas tanto teóricas y de fundamentos como prácticas y vivenciales, en el control de los costos hoteleros, tendientes a optimizar los procesos productivos y de comercialización de productos y servicios, a controlar todas las actividades que involucran el manejo de las materias primas e insumos necesarios para la operación y, a establecer procedimientos claros y eficientes en el desarrollo de las actividades de compra, almacenamiento, despacho, producción, venta y facturación de productos y servicios hoteleros.
miércoles, 21 de julio de 2010
BIENVENIDOS A SU FORMACIÓN EN COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
INDICACIONES INICIALES
ACTIVIDAD 1. Conceptualización general en costos
Toda nueva actividad de formación requiere que las personas involucradas en este proceso, adquieran una fundamentación teórica y especialmente “conceptual”, teniendo en cuenta todos los términos, definiciones, vocabulario técnico especializado y teorías referentes al nuevo conocimiento que se pretende adquirir. Así entonces cada uno de los aprendices deberá realizar la lectura del documento "CONCEPTOS GENERALES" donde encontrará temas como:
Definición de costo
Clasificación de los costos
Clases de costos aplicados al trabajo hotelero
Definición de gasto
Clasificación de los gastos
Clase de gastos aplicados al trabajo hotelero
Diferencias entre costo y gasto
Inventario
Tipos de inventario
Grupos de inventario
ACTIVIDAD 2. Costeo por Actividad
El trabajo de la persona encargada de los costos en una empresa hotelera, implica no solamente el costeo numérico de los procesos de transformación, venta y comercialización de materias primas y productos, sino también, la supervisión del cumplimiento estricto de una serie de actividades realizadas por diferentes grupos de empleados del hotel, que por ser realizadas por personas tienden a generar desviaciones en los resultados finales de los costos esperados en la organización, si no se realizan adecuadamente y, si no están de acuerdo a estándares de calidad, a procesos administrativos establecidos por el sector y a las políticas financieras de la organización. Esta actividad pretende darle a conocer los diferentes procesos y documentos para realizar un adecuado Costeo por Actividades y de esta manera aprenda a implementarlos de forma adecuada.
A continuación encontrará los procesos y los documentos necesarios para realizar las actividades en un Hotel mediante el siguiente caso práctico:
Compras:
ü Listas de mercado
ü Solicitud de compra
ü Orden de compra
Recibo:
ü Comprobante diario de recibo
ü Comprobante de compra
ü Especificaciones estándar de compra
Almacenamiento:
ü Meat tag
ü Bean card
ü Control meat tag
Despacho:
ü Requisiciones
Transferencias entre centros de producción
De acuerdo con la información suministrada en los formatos del archivo “FORMATOS COMPRAS”, los aprendices deberán trabajar en grupo conformado por un mínimo de 3 personas máximo 5 personas y realizar el registro diario de las compras, recibo, almacenamiento y entrega de materias primas, realizadas durante una semana en un hotel simulado teniendo en cuenta la siguiente información:
Día 1
ü Se recibió en el hotel:
Mercado de plaza según OC 001 por un valor de $ 1’125.000; distribuido en las diferentes frutas, verduras y Lácteos 1 que se requieren para la operación de la cocina.
Licores varios por un valor de 1’800.000 según OC 002
Abarrotes ( Gr, E.E) y suministros según OC 003 por un valor de 1’650.000
Leche fresca Por un valor de $300.000
ü Despachos:
A cocina principal por $483.000 por alimentos, $ 365.000 por concepto de bebidas y 234.000 en suministros
A cocina de personal por un valor de $ 276.000
Al bar 1 por un valor de $1’200.000 por bebidas y $126.000 por alimentos (naranjas, limones, azúcar, crema de leche, apio, etc)
ü Transferencias
De cocina principal a cocina personal por concepto de alimentos varios por un costo de $125.000
Del bar principal a la cocina principal licores por $62.000
Día 2
ü Recibos
Carnes varias por un valor de $1’250.000 según OC 004
Pescados y mariscos por un valor de $2’650.200 según OC 005
Pollos por un valor de 525.000 según OC 006
Aceite, margarina y grasa vegetal para hojaldres por $650.000 según OC 007
Harina de trigo, harina de maíz, arroz por un valor de $1.369.000 según OC 008
Pan francés y croissant por un valor de $180.000
ü Despachos
A cocina principal por concepto de FV por un valor de 780.000, carnes PORCIONADAS por un valor de 1’850.000
A cocina de personal por concepto de gaseosas por $90.000 y alimentos $ 120.000
Al bar principal para un evento un pedido de licor por 3.200.000
ü Transferencias
De cocina personal a cocina principal por concepto de alimentos varios $45.000
De la cocina principal al bar principal por alimentos $ 67.000
Día 3
ü Recibos
Por concepto de frutas por un valor de $ 450.000 según OC 009
10 bultos de papa sabanera por un valor de $ 750.000 según OC 010
Cerveza nacional y gaseosa surtida por un valor de $ 1’800.000 según OC 011
Pan Francés y croissant por un valor de $120.000
Leche fresca por un valor de $182.000
ü Despachos
Al departamento de Habitaciones por concepto de comestibles para mini bar por un valor de $345.000.
A la cocina de personal por concepto de alimentos un valor de $ 120.000
A cocina principal por concepto de carnes PORCIONADAS $ 680.000; frutas y verduras por 320.000 y abarrotes por $342.000
ü Transferencias
De cocina principal a cocina personal un valor $ 43.000 por concepto de alimentos que quedaron de un evento y que ya estaban cancelados por el cliente.
Como estos tres días, se deben realizar movimientos simulados para los próximos 2 días y registrar su información.
Hay que tener en cuenta que se deben discriminar los valores totales dados en los movimientos, en los correspondientes productos de cada uno de los grupos de inventario.
Nota: En el archivo FORMAS SENA, encontrará cada uno de los formatos a utilizarse para el desarrollo de las actividades, sin embargo encontrará cada uno de los formatos por separado para descargar con la explicación para su adecuado diligenciamiento.
ACTIVIDAD 3. Determinación del costo kilo y costo porción de la carne.
Los productos cárnicos en las empresas hoteleras o donde se transformen alimentos, constituyen uno de los principales factores que determinan el éxito o el fracaso de la gestión de costos en la organización, dependiendo de la manera en la cual, se controlen sus costos de transformación.
De acuerdo con la información en el archivo "RECETAS Y ANÁLISIS" y con la asesoría de su tutor; el grupo de trabajo deberá:
1. Pre diseñar un menú que conste de 5 entradas, 15 platos fuertes y 5 postres
2. Elaborar los análisis cárnicos necesarios para la elaboración de las recetas estándar. (minimo 8)
ACTIVIDAD 4. Determinación de precios y factores de costo.
En el archivo “RECETAS Y ANÁLISIS” y con la asesoría de su tutor el grupo deberá, de acuerdo al menú diseñado, elaborar las recetas estándar y las sub recetas de costo del menú teniendo en cuenta que el porcentaje costo materia prima es del 32%.
ACTIVIDAD 5. Determinación del Punto de equilibrio e Informe Diario y mensual de costos
1. Basados en la información consignada en el archivo "INFOCOSTO Y PRINCOSTO" para esta actividad y con la asesoría de su tutor, determinar el punto de equilibrio para los 25 productos del menú elaborado por cada grupo; teniendo en cuenta que los costos fijos totales para todos los grupos serán de $ 28.500.000 y se espera tener una utilidad en el mes de $10’000.000.
2. Teniendo en cuenta la información de la actividad 1 elaborar la siguiente documentación para los mismos cinco (5) días del mes.
Alimentación de personal
Comida y bebidas de funcionarios
Créditos al costo cocina y bar
Registro costo cocina
Reporte diario de alimentos y bebidas